Relação das espécies de documentos

1. ATA
Utilizada por órgãos/entidades públicas para registrar, resumir e divulgar fatos e ocorrências verificadas em reunião.
2. AVISO
Utilizado para a correspondência oficial entre ministros de Estado e/ou dirigentes de órgãos integrantes da estrutura da Presidência da República.
3. BOLETIM
Utilizado para divulgar assuntos de interesse de órgão/entidade e/ou servidores.
4. CARTA
Forma pela qual os órgãos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral.
5. CARTA-CIRCULAR
Forma pela qual os órgãos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral. utilizadas quando o mesmo conteúdo deve ser divulgado para vários destinatários.
6. CERTIDÃO
Utilizada para retratar atos ou fatos constantes de assentamentos públicos permanentes que se encontram em poder de órgãos/entidades públicas.
7.CONTRATO
Utilizado pelos órgãos/entidades públicas para firmarem compromissos com a iniciativa privada, tendo em vista a aquisição de materiais e equipamentos ou a execução de obras e serviços diversos.
8. CONVÊNIO
Utilizada pelos órgãos/entidades publicas para firmarem entre si , acordo de interesse comum.
9. DECLARAÇÃO
Utilizada para afirmar positiva ou negativamente a existência de fato ou estado de conhecimento do órgão/entidade pública.
10. DECRETO
Ato administrativo expedida pelo Presidente da República e referendado por ministro do estado, com finalidades gerais, específicos ou individuais.
11. EDITAL
Documento utilizado para o estabelecimento de condições sobre assuntos variados, tornando-se público por meio de anúncio na imprensa, no Diário Oficial da União ou com afixação em lugares públicos.
12. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS
Expediente dirigido ao Presidente da República para informa-lo sobre determinado assunto, para propor alguma medida ou para submeter à sua consideração em projeto de ato normativo. Em regra a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado ou secretário da Presidência da  República. Nos casos em que o assunto envolver mais de um ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os ministros envolvidos, sendo por essa razão, denominada de interministerial.
13. FAC-SÍMILE(FAX)
Utilizada para a transmissão de documentos via linha telefônica (cópia), em caráter oficial. Em regra, o original desses documentos segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
14. INSTRUÇÃO DE SERVIÇO
Utilizada pelo órgão/entidade objetivando regulamentar e estabelecer procedimentos de caráter administrativo.
15. INSTRUÇÃO NORMATIVA
Utilizada por órgãos centrais de sistemas objetivando a normatização e a coordenação central das atividades que lhe são inerentes.
16. LEI
Norma Jurídica escrita, emanada do poder competente, com caráter de obrigatoriedade, que cria, extingue ou modifica o direito.
17. MEDIDA PROVISÓRIA
Editada pelo Presidente da República pra legislar, em caso de relevância e urgência, devendo ser submetida de imediato ao Congresso Nacional, nos termos do art. 62 da C.F.
18. MEMORANDO
Documento utilizado internamente por chefes e dirigentes para o trato de assuntos administrativos de interesse do próprio órgão/entidade. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela sinceridade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento no número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento, e no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.
19. MEMORANDO CIRCULAR
Documento utilizado internamente por chefes e dirigentes para o trato de assuntos administrativos de interesse do próprio órgão/entidade. Utilizado quando o mesmo conteúdo deve ser divulgado entre várias unidades administrativas.
20. MENSAGEM
Instrumento de comunicação oficial entre os chefes dos poderes públicos. Enviada pelo chefe do poder Executivo ao poder legislativo para informar sobre os fatos da administração pública, expor o plano do governo, submeter ao poder Legislativo matérias que dependem de sua liberação, apresentar veto, comunicar sanção, enfim fazer e agradecer comunicações de tudo, quanto seja de interesse dos poderes públicos.
21. NOTA
Correspondência trocada entre o Ministro das Relações Exteriores e as representações diplomáticas.
22. OFÍCIO
Utilizada por chefes e dirigentes de órgãos/entidades públicas para a correspondência externa de assuntos oficiais.
23. OFÍCIO CIRCULAR
Utilizada por chefes e dirigentes de órgãos/entidades públicas para a correspondência externa de assuntos oficiais.Utilizado quando o mesmo conteúdo deve ser divulgado entre vários destinatários.
24. PARECER
Utilizado por órgãos consultivos ou técnicos para opinarem e/ou manifestarem a respeito de assuntos submetidos à sua consideração.
25. PARECER NORMATIVO
Utilizado por órgãos consultivos superiores ou centrais de sistemas para fixar entendimentos sobre normas legais ou regulamentos.
26. PORTARIA
Expedida por Ministros de Estado e/ou dirigentes dos órgãos da administração pública Federal para a prática de atos necessários ao eficaz andamento de serviços dentro da área específica de atuação no órgão.
27.RELATÓRIO
Utilizado para reunir informações de forma sistemática e objetiva, de atividades desenvolvidas pelo órgão/entidade ou servidor.
28. REPRESENTAÇÃO
Utilizada para levar ao conhecimento de autoridades competentes ocorrência de fatos ou irregularidades detectadas na execução de serviços prestados por órgãos públicos.
29. REQUERIMENTO
Documento em que se faz pedido à autoridade competente.
30. RESOLUÇÃO
Utilizado por órgãos colegiados para o estabelecimento de normas sobre assuntos de sua competência
31. TELEGRAMA
Utilizado para a transmissão, pela ECT, de mensagem urgente e sucinta em caráter oficial.
32.TERMO ADITIVO
Utilizado para alterar ou complementar, com base em disposição legal, as cláusulas de contratos ou convênios firmados pelos órgãos/entidades públicas.